تحولات جدید سامانه کاتب؛ امضای الکترونیکی در ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۵

تحول جدید در ثبت شرکت‌ها؛ از امضای الکترونیکی تا حذف پرونده‌های کاغذی و ثبت کاملاً غیرحضوری

فرایند ثبت شرکت‌ها در ایران طی سال‌های اخیر تغییرات مهمی را تجربه کرده است. یکی از نخستین اقدامات در این زمینه، الزام استفاده از امضای الکترونیکی در فرایند ثبت تأسیس و تغییرات شرکت‌ها از اول شهریور ۱۴۰۲ بود.

این الزام با هدف جلوگیری از جعل امضا، احراز هویت دقیق مدیران و سهامداران و کاهش مراجعات حضوری به مراجع ثبت شرکت‌ها اجرایی شد.

اکنون در سال ۱۴۰۵، با توسعه سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری بر بستر سکوی خدمات دیجیتال ثبتی «کاتب»، اجرای امضای الکترونیکی به بخش مهمی از فرایند ثبت غیرحضوری شرکت‌ها تبدیل شده است.

برای آشنایی با سابقه قانونی این موضوع می‌توانید خبر الزام استفاده از امضای الکترونیکی در ثبت شرکت‌ها از شهریور ۱۴۰۲ را مطالعه کنید.

جدیدترین تغییرات سامانه ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۵

در تاریخ ۲۴ شهریور ۱۴۰۵، محسن طاهریان، معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از راه‌اندازی سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری و حذف پرونده‌های فیزیکی در فرایند جدید خبر داد.

بر اساس توضیحات این مقام مسئول، سامانه جدید با ارائه شش سرویس الکترونیکی، مراحل ثبت شرکت از انتخاب نام تا دریافت اسناد را به‌صورت دیجیتال انجام می‌دهد.

برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های اعلام‌شده برای این سامانه عبارت‌اند از:

• امضای الکترونیکی معتبر اسناد: تأیید مدارک ثبتی به‌صورت دیجیتال توسط اشخاص ذی‌ربط.

• استعلام برخط اطلاعات: دریافت اطلاعات موردنیاز از سامانه‌های سایر دستگاه‌ها.

• پرداخت آنلاین: انجام پرداخت‌های قانونی از طریق درگاه‌های الکترونیکی.

• پیگیری غیرحضوری: مشاهده وضعیت درخواست ثبت شرکت در کارتابل اختصاصی.

• کاهش اسناد کاغذی: حذف گردش فیزیکی پرونده‌ها در فرایند بازطراحی‌شده.

• تأیید هوشمند نام شرکت: استفاده از سامانه «نامیار» برای تسریع فرایند بررسی و تأیید نام‌های پیشنهادی.

به گفته معاون سازمان ثبت، استفاده از فناوری هوش مصنوعی در سامانه نامیار، زمان بررسی و تأیید نام شرکت را از چند روز به کمتر از پنج دقیقه کاهش می‌دهد.

همچنین کاهش ۹۳ درصدی زمان تأسیس شرکت از دستاوردهای اعلام‌شده این سامانه است. البته زمان نهایی هر پرونده می‌تواند بر اساس نوع شرکت، کامل بودن مدارک، نتیجه استعلام‌ها و وضعیت بررسی درخواست متفاوت باشد.

نقش امضای الکترونیکی در ثبت شرکت‌ها در سال ۱۴۰۵ چیست؟

امضای الکترونیکی یکی از اجزای اصلی فرایند جدید ثبت شرکت‌ها محسوب می‌شود.

در گذشته، بخش قابل‌توجهی از اسناد ثبت شرکت از جمله اساسنامه، صورت‌جلسات و سایر مدارک مربوط به اعضا و مدیران نیازمند گردش فیزیکی و امضای دستی بود.

در فرایند الکترونیکی جدید، اسناد موردنیاز پس از ثبت اطلاعات و بررسی‌های اولیه، برای تأیید و امضای اشخاص مرتبط در کارتابل الکترونیکی قرار می‌گیرند. این روش با کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، امکان احراز هویت امضاکنندگان، بررسی اصالت امضاها و پیگیری وضعیت مدارک را فراهم می‌کند.

نکته مهم: صرف ثبت درخواست یا احراز هویت پیامکی به معنای تکمیل تمامی مراحل امضای الکترونیکی نیست. متقاضیان باید اسناد و درخواست‌های امضای اختصاص‌یافته به خود را مطابق فرایند سامانه تکمیل کنند.

چگونه در سال ۱۴۰۵ از طریق سامانه کاتب شرکت ثبت کنیم؟

سامانه کاتب یکی از درگاه‌های ارائه خدمات الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است که امکان ثبت غیرحضوری درخواست تأسیس شرکت را فراهم می‌کند. متقاضیان می‌توانند از طریق نشانی web.kateb.ir به خدمات ثبت شرکت‌ها دسترسی پیدا کنند.

فرایند کلی ثبت تأسیس شامل ورود و احراز هویت، انتخاب نوع شرکت، ثبت اطلاعات هویتی و حقوقی، تعیین نام، معرفی اعضا و صاحبان حق امضا، بررسی اسناد، تکمیل امضاهای الکترونیکی و پرداخت هزینه‌های قانونی است. در مرحله امضای مدارک، اشخاص مرتبط باید درخواست‌های موجود در کارتابل خود را بررسی کنند و مطابق روش امضای پیش‌بینی‌شده در سامانه اقدام کنند. پس از تکمیل مراحل، بررسی مرجع ثبتی و تأیید نهایی، امکان دریافت آگهی تأسیس به‌صورت الکترونیکی فراهم می‌شود.

آیا دریافت گواهی امضای دیجیتال برای ثبت شرکت ضروری است؟

امضای الکترونیکی در فرایند ثبت شرکت‌ها اهمیت اساسی دارد؛ بااین‌حال باید میان الزام به امضای اسناد و الزام به استفاده از یک نوع ابزار امضای دیجیتال تفاوت قائل شد.

در فرایندهای مختلف ممکن است روش احراز هویت، نوع گواهی یا ابزار انجام امضای الکترونیکی متفاوت باشد. بنابراین نمی‌توان نتیجه گرفت که تمامی متقاضیان ثبت شرکت در همه شرایط الزاماً باید توکن سخت‌افزاری تهیه کنند. همچنین گواهی امضای شخص حقیقی با گواهی مهر الکترونیکی شخص حقوقی متفاوت است. نوع گواهی باید متناسب با هویت امضاکننده و کاربرد موردنظر انتخاب شود.

دریافت گواهی امضای دیجیتال برای خدمات ثبت شرکت‌ها

با توسعه خدمات غیرحضوری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دسترسی به گواهی‌های امضای دیجیتال معتبر برای اشخاص حقیقی و حقوقی اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

مرکز صدور گواهی امضای دیجیتال یوتاب، خدمات صدور گواهی امضای اشخاص حقیقی و مهر سازمانی را با امکان احراز هویت آنلاین ارائه می‌کند.

مطابق اطلاعیه منتشرشده در وب‌سایت یوتاب در شهریور ۱۴۰۵، گواهی‌های صادرشده توسط این مرکز قابلیت استفاده در فرایندهای امضای الکترونیکی سامانه‌های «ثبت من» و «کاتب» را دارند.

متقاضیان برای اطلاع از شرایط صدور، احراز هویت و انتخاب گواهی مناسب می‌توانند به مرکز صدور گواهی امضای دیجیتال یوتاب مراجعه کنند.